Una de las funciones del Archivo de Bogotá está orientada a la protección del patrimonio documental de la ciudad y para su cumplimiento tiene dos frentes de trabajo, por un lado, la conservación del acervo documental custodiado en sus depósitos y de otro, la asistencia a las entidades y organismos del orden distrital en materia de conservación y preservación documental.
Estos dos frentes de trabajo confluyen en el mandato de la Ley General de Archivos -Ley 594 de 2000-, que establece en su artículo 46° que “los archivos de la Administración Pública deberán implementar un Sistema Integrado de Conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos”.
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El Sistema Integrado de Conservación tiene dos componentes:
1. Plan de Conservación Documental: aplica a documentos de archivo creados en medios físicos y/o análogos.
2. Plan de Preservación Digital a largo plazo: aplica a documentos digitales y/o electrónicos de archivo.
Para su desarrollo y tal como lo define el mencionado Acuerdo, aparecen los denominados Programas de Conservación Preventiva, que están conformados por procesos y procedimientos aplicables a los dos planes.
Los programas de conservación preventiva son los siguientes:
a) Capacitación y sensibilización.
b) Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas.
c) Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación.
d) Monitoreo y control de condiciones ambientales.
e) Almacenamiento y re-almacenamiento.
f) Prevención de emergencias y atención de desastres.
Para cumplir con la misión de proteger y resguardar los fondos y colecciones documentales del Archivo de Bogotá, este equipo realiza actividades tales como: limpieza y saneamiento documental, diseño y elaboración de unidades de almacenamiento, rotulación, almacenamiento de unidades documentales, diagnóstico documental, digitalización, encuadernación, intervenciones de restauración, tratamientos de primeros auxilios o intervenciones menores.
También desarrolla actividades de conservación preventiva como es el caso del monitoreo de condiciones fisicoquímicas en espacios de archivos, monitoreo de carga microbiana y la realización de saneamientos ambientales tanto en los depósitos como en las áreas de procesamiento técnico de la documentación.
Por último y dentro del marco de las asistencias técnicas a las entidades en materia de conservación documental, se realizan mesas de trabajo, visitas técnicas, jornadas de sensibilización, informes y conceptos técnicos.
