Actualización del registro único tributario - RUT.

 Si es persona jurídica y asimiladas:

• Fotocopia del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal para quienes no se encuentran obligados a registrarse ante la Cámara de Comercio, con fecha de expedición no mayor a un (1) mes, expedido por la autoridad correspondiente, teniendo en cuenta que si en el documento se señala un término de vigencia superior a un (1) mes este será válido.
• Cuando el trámite lo adelanta directamente el interesado
  • Fotocopia del documento de identidad del representante legal, con exhibición del original.
• Cuando el trámite se realice a través de apoderado:
  • Fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo.
  • Fotocopia del documento de identidad del poderdante, con exhibición del mismo.
  • Poder especial o copia simple del poder general con exhibición del original, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.
• En el caso de las personas jurídicas originadas en la constitución de propiedad horizontal para uso residencial, adjuntarán certificación suscrita por el representante legal, en donde se indique que la destinación es de uso residencial, según la última escritura que contiene el reglamento de propiedad horizontal.
• En el caso de las personas jurídicas originadas en la constitución de propiedad horizontal para uso comercial, industrial o mixto, adjuntarán certificación suscrita por el representante legal en donde se indique si se destina algún o algunos de sus bienes o áreas comunes para la explotación comercial o industrial.

Cuando el trámite de actualización lo adelante directamente, el representante legal o el apoderado que se encuentre previamente registrado en la sección de representación del formulario RUT del obligado y siempre que no se requiera actualizar datos de identificación, no será necesario adjuntar fotocopia de su documento de identidad, bastará con la exhibición del documento original.

Cuando el poder especial esté dirigido a varias entidades para varios trámites o para diferentes áreas de la entidad, se aceptará copia del mismo, previa manifestación verbal o escrita del solicitante, indicando que el original fue entregado para otro trámite u otra entidad.

Sucesiones ilíquidas:

• Fotocopia del documento de identificación del causante o en su defecto, certificación expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil donde conste el tipo de documento, número de identificación, lugar y fecha de expedición.
• Fotocopia del Registro de defunción del causante, donde figure su número de identificación. Si el causante en vida no obtuvo documento de identificación, se debe presentar constancia expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil.
• Fotocopia del documento de identidad del representante legal de la sucesión, con exhibición del original; cuando el trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general con exhibición del original, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.
• Documento expedido por autoridad competente, indicando el nombre completo, documento de identificación y calidad con la que se actúa en la sucesión, ya sea como albacea, heredero con administración de bienes, o curador de la herencia yacente.

Cuando no se haya iniciado el proceso de sucesión ante notaría o juzgado, los herederos de común acuerdo podrán designar entre ellos mismos a un heredero como representante de la sucesión, mediante documento autenticado ante notario o autoridad competente, en el cual manifiesten bajo la gravedad de juramento que el nombramiento es autorizado por los herederos conocidos.

De existir un único heredero, este deberá suscribir un documento debidamente autenticado ante notario o autoridad competente a través del cual manifieste que ostenta dicha condición.

• Tratándose de menores o incapaces, el documento mencionado se suscribirá por los representantes o apoderados debidamente acreditados.

Consorcio y uniones temporales:

• Fotocopia del documento de identidad del representante legal, con exhibición del original; cuando el trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.
• Fotocopia del documento de constitución del consorcio o unión temporal, que debe contener por lo menos: nombre del consorcio o de la unión temporal, nombres, apellidos o razón social e identificación de los miembros que lo conforman, domicilio principal, participación, correos electrónicos, representante legal, objeto del consorcio o de la unión temporal y vigencia del mismo.
• Fotocopia del acta de adjudicación de la licitación o del contrato o carta de aceptación de la oferta o del documento que haga sus veces que contenga la fecha de iniciación, la duración y el valor.

Cuando la actualización del registro único tributario (RUT) corresponda a una sucesión ilíquida, a un consorcio o unión temporal, se deberán aportar solamente los documentos que soportan la modificación del registro único tributario (RUT) que se va a realizar en el trámite de actualización.

Cuando el poder especial esté dirigido a varias entidades para varios trámites o para diferentes áreas de la entidad, se aceptará copia del mismo, previa manifestación verbal o escrita del solicitante, indicando que el original fue entregado para otro trámite u otra entidad

Inversionistas no residentes ni domiciliados en Colombia, titulares de inversiones de capital del exterior de portafolio.

• Fotocopia del documento de identidad del representante legal del administrador de la inversión en Colombia, con exhibición del original; cuando el trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga fecha de expedición mayor de seis (6) meses.
• Certificación expedida por el representante legal del administrador de la inversión en Colombia donde informe el número de identificación en el exterior, país de origen y nombres y apellidos o razón social del inversionista de portafolio, según sea el caso.

Inversionistas de capital del exterior de portafolio: Los cuales inviertan a través de los sistemas de cotización de valores del extranjero mediante acuerdos o convenios de integración de bolsas de valores de que trata el título 6 del libro 15 de la parte 2 del Decreto 2555 de 2010, así como aquellos acuerdos o convenios que se suscriban cuyo objeto sea lograr la interconexión de los depósitos centralizados de valores del extranjero o entidades homólogas bajo la calidad de depositantes directos en los depósitos centralizados de valores locales de conformidad con el parágrafo del artículo 12 de la ley 964 de 2005.

• Fotocopia del documento de identidad del representante legal del depósito centralizado de valores local; con exhibición del original; cuando el trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general con exhibición del original, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga fecha de expedición mayor de seis (6) meses.
• Certificado de existencia y representación legal expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia del depósito centralizado de valores local.
• Certificación expedida por el representante legal del depósito centralizado de valores local en el que conste la razón social del depósito centralizado de valores del extranjero, su identificación para efectos tributarios en el exterior, la fecha de celebración del acuerdo de interconexión entre depósitos centralizados, el objeto del acuerdo y el certificado de existencia y representación legal expedido por la autoridad competente del país de origen de la entidad.

Los depósitos centralizados de valores, en virtud de los acuerdos de interconexión, están en la obligación de suministrar a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN la información que esta requiera sobre los inversionistas de capital del exterior de portafolio para efectuar cruces de información.

En caso de que en la operación de inversión de capital del exterior de portafolio intervenga un custodio en los términos del Decreto 2555 de 2010, modificado por el Decreto 1243 de 2013, este estará obligado a efectuar la inscripción en el registro único tributario –RUT de los inversionistas de capital del exterior de portafolio en los términos del literal f) del presente artículo.

Sociedades y entidades extranjeras.

• Fotocopia del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal, con exhibición del original, en idioma español, debidamente apostillado o legalizado, según sea el caso ante autoridad competente.
• Copia del documento o acto mediante el cual se acordó que la sociedad o entidad llevaría a cabo actividades constitutivas del establecimiento permanente en Colombia o declaración, que se entiende prestada bajo la gravedad del juramento, donde consten las circunstancias que dan lugar a la existencia de un establecimiento permanente en Colombia.
• Fotocopia del documento de identidad del representante legal o apoderado de la sociedad en Colombia, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de un apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo, y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de (6) meses.
• En caso de actuar a través de apoderado de la sociedad en Colombia, se requiere presentar fotocopia del poder otorgado por el representante legal de la sociedad en el exterior en idioma español, debidamente apostillado o legalizado, según sea el caso ante autoridad competente.

Sociedades o entidades consideradas nacionales por tener su sede efectiva de administración en el territorio colombiano.

• Fotocopia del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal, con exhibición del original, en idioma español, debidamente apostillado o legalizado, según sea el caso ante autoridad competente.
• Documento o acto mediante el cual se informa el domicilio donde tendrá la sede efectiva de administración en el territorio nacional.
• Fotocopia del documento de identidad del representante legal o del apoderado de la sociedad en Colombia, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de un apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo, y fotocopia del documento de identidad del poderdante, original del poder especial o copia simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.
• En caso de actuar a través de apoderado de la sociedad en Colombia, se requiere presentar fotocopia del poder otorgado por el representante legal de la sociedad en el exterior en idioma español, debidamente apostillado o legalizado, según sea el caso ante autoridad competente.

Patrimonios autónomos:

• Fotocopia del documento de identidad del representante legal de la sociedad fiduciaria, con exhibición del original; cuando el trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.
• Certificado de existencia y representación legal de la sociedad fiduciaria expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia.
• Certificación del representante legal de la sociedad fiduciaria, que se entiende rendida bajo la gravedad del juramento, en la que conste:
  • Que el patrimonio autónomo desarrolla operaciones de comercio exterior.
  • Nombre o identificación del patrimonio autónomo.
  • Datos de ubicación de la sociedad fiduciaria que actúa como vocera o administradora del patrimonio autónomo.
  • Fecha de celebración del contrato de fiducia mercantil.

Prestadores de servicios desde el exterior, responsables del impuesto sobre las ventas -IVA. Personas naturales no residentes en Colombia:

• Fotocopia del documento de identidad de la persona natural solicitante.

Sociedades y entidades extranjeras sin domicilio en Colombia:

• Fotocopia del documento o documentos mediante los cuales se acredite la existencia y representación legal, en idioma español, debidamente apostillados o legalizados, según sea el caso ante autoridad competente. En el evento en que estos documentos no contengan la información del país de residencia fiscal de la sociedad o entidad extranjera, el número de identificación tributaria -NIT otorgado en este país, el domicilio principal, código postal, números telefónicos, página web y correo electrónico donde la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN puede contactar oficialmente y para todos los efectos, al respectivo inscrito, el obligado deberá aportar certificación del representante legal, en idioma español, debidamente apostillada o legalizada según sea el caso ante autoridad competente, que le permitan constatar a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN la validez de la información aportada.
• Fotocopia del documento de identidad del representante legal de la sociedad o entidad extranjera o de quien haga sus veces.

Sociedad de hecho.

• Fotocopia del documento donde se acredite la existencia y representación legal de la sociedad de hecho, que contenga nombres y apellidos e identificación de los socios, firmado por el representante legal o apoderado designado por los miembros de la misma.
• Fotocopia del documento de identidad del representante legal, con exhibición del original; cuando el trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.

3. El interesado podrá actualizar la información del registro único tributario (RUT) sin importar en que parte del país lo solicitó, puede hacerlo en uno de los siguientes canales de atención:

• Presencial: deberá previamente programar una cita a través de la página web en la opción: Asignación citas(https://agendamientodigiturno.dian.gov.co/). La atención se prestará en los puntos de contacto.

• Virtual: podrá realizarse en forma virtual la actualización del registro único tributario RUT, salvo la actualización de la información relativa a los datos de identificación y de las calidades de usuario aduanero que se realizarán en forma presencial, la actualización virtual de la información relativa a los datos de dirección en el registro único tributario -RUT, no podrá exceder de dos (2) modificaciones dentro de un periodo de seis (6) meses, no se podrán adelantar mediante autogestión la actualización de retiro de responsabilidad en IVA ni el retiro de responsabilidad de impuesto nacional al consumo de bares y restaurantes, ya que estas son sujetas de verificación, se podrá adelantar la formalización de la actualización sin requerir del Instrumento de firma electrónica.

La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN podrá considerar en su momento otra información a actualizar de manera presencial para efectos de control.

• Cuando se trate de actualización del registro único tributario -RUT por retiro de la calidad de responsable del Impuesto sobre las ventas – IVA, el aún responsable del Impuesto sobre las ventas inscrito como responsable del IVA deberá manifestar que durante el año de la solicitud y en el año fiscal anterior se cumplen las condiciones establecidas en el parágrafo 3 del artículo 437 del estatuto tributario y solicitar su inscripción como no responsable del impuesto sobre las ventas -IVA. Fuente: Parágrafo 2 del artículo 1.6.1.2.14 del Decreto 1625 de 2016.
• Cuando se trate de una actualización del registro único tributario – RUT por retiro de la calidad de responsable del impuesto nacional al consumo de restaurantes y bares, el contribuyente deberá manifestar que durante el año de radicación de la solicitud y en los tres (3) años fiscales anteriores se cumplieron, por cada año, las condiciones establecidas en el artículo 512-13 del estatuto tributario para ser no responsables del impuesto nacional al consumo de restaurantes y bares. Fuente: Parágrafo 3 del artículo 1.6.1.2.14 del Decreto 1625 de 2016.
• Cuando se trate de actualización por cese de actividades en el impuesto sobre las ventas - IVA para los responsables, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 614 del estatuto tributario, deberá adjuntar certificación suscrita por revisor fiscal o contador público según el caso, en la que se especifique que no realiza actividades sometidas al impuesto sobre las ventas - IVA y la no existencia de inventario final pendiente de venta.

Para los inscritos no obligados a tener revisor fiscal o contador público, se debe adjuntar comunicación suscrita por el contribuyente en donde informe su nueva actividad económica, fecha de inicio de la nueva actividad económica, la inexistencia de inventario final pendiente de venta, y que al momento de la solicitud no vende productos o presta servicios gravados con el impuesto sobre las ventas - IVA.

• Para el caso de los contribuyentes que opten por acogerse al régimen SIMPLE de tributación, deberán actualizar el registro único tributario (RUT), registrando el código de la responsabilidad que para tal fin establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), hasta el 31 del mes de enero del año gravable para el que ejerce la opción, sin perjuicio de las verificaciones que con posterioridad adelante el área competente de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) sobre el cumplimiento de los requisitos para pertenecer a este Régimen.