La Factura Electrónica es un método implementado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) cuyo objetivo es mejorar la operación contable, al ofrecer decenas de beneficios para las empresas, con menos esfuerzo y menos riesgos de cometer errores.
¿Qué es la Factura Electrónica?
Se trata de la evolución de la factura tradicional. Para efectos legales tiene la misma importancia que el papel, pero se expide y recibe electrónicamente.
La Factura Electrónica es un soporte para las transacciones de venta de bienes y/o servicios, pero está alojada en un sistema informático. Esto le aporta un arsenal de ventajas como el ahorro de espacio, pues ya no tienes que acumular bloques de carpetas con las facturas físicas de todas tus ventas. Ahora todas estarán seguras y almacenadas en la web o en un disco duro, ciertos procesos son automáticos e incluso es un modelo amigable con el ambiente.
¿Cómo beneficia la Factura Electrónica a tu empresa?
-Reducción de costos: operar con facturas físicas implica que se deben asumir gastos como compra de material, transporte e impresión, además que se deben sostener espacios para el almacenamiento de estas y contratar un personal encargado de custodiarlas y administrarlas.
-Transformación digital: la tendencia de todas las empresas es la de migrar procesos al ámbito digital, ya que los procesos manuales se minimizan, logrando que haya menos margen para el error. Al ser la factura digital, las barreras de comunicación dejan de existir porque surge un lenguaje en común para el intercambio de documentos.
-Eficiencia: este es un mecanismo que te ayudará a incrementar la competitividad de tu empresa, ya que los tiempos de emisión y entrega de las facturas serán mucho más rápidos y eficientes.
-Impacto social y ambiental positivo: no solo contribuye con el cuidado del medio ambiente al reducir el consumo de papel, sino que se puede generar un impacto positivo a la economía nacional al reducir la evasión de impuestos debido a la revisión constante de las transacciones.
¿Cómo se puede generar la Factura Electrónica?
La DIAN te invita a que revises con antelación el sistema de facturación electrónica, así como las tres opciones con las que puede generar la factura electrónica: la Solución gratuita de la DIAN, uno de los proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN o la solución que dispongas.
Estudia detenidamente cuál es la relación costo/beneficio que ofrece cada opción, y lo más importante, qué acompañamiento requiere durante la etapa de implementación, prueba y uso de la solución para generar la factura electrónica. Solo así podrás encontrar una opción que se ajuste a la medida de las necesidades de tu negocio.
¿Quiénes deben facturar electrónicamente?
Todos los responsables de facturar deben hacerlo electrónicamente, de acuerdo con el calendario establecido por la DIAN, el cual puedes consultar con tu código CIIU. Dicho calendario está categorizado para que los sectores implementen de manera progresiva la facturación en sus negocios.
Recuerda que es importante que te mantengas al día con sus obligaciones y deberes tributarios, así evita el cierre de su operación comercial.
