Es importante precisar que la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico no realiza procesos de formalización empresarial, pero es una entidad que Orienta y aporta desde su misionalidad acercando al empresario con los procesos de la formalización empresarial mediante visitas a unidades productivas en las diferentes localidades de Bogotá.
La formalización empresarial debe darse a conocer a los empresarios, emprendedores y unidades productivas más que como una obligación de registro, como un medio de inclusión económica, ambiental y social dentro de los mercados, que permiten un aumento en sus índices de productividad, que les permite acceder al sistema financiero y generar sostenibilidad.
El proceso de formalizar la unidad productiva, es dotarla de las herramientas mínimas que se requieren para su constitución, operación y funcionamiento de acuerdo a la actividad económica que desarrolla, orientándola por el camino de la legalidad.
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En términos generales la formalización tiene que ver con cuatro aspectos: el nombre de la empresa –aquello que le da identidad y la diferencia de las demás– que debe ser consultado y registrado ante la cámara de comercio, el registro ante la DIAN, que permitirá el pago de los impuestos (RUT), la apertura de una cuenta bancaria para llevar a cabo las transacciones de la empresa, y, por último, en los casos establecidos por la ley, el registro de la sociedad mediante escritura pública en notaría.
Formalizar una empresa es un proceso cada vez más sencillo, que cada emprendedor puede realizar de manera directa sin la necesidad de intermediarios, contando con el apoyo y la asesoría de las entidades ante las cuales se deben hacer los trámites, donde algunos de ellos pueden ser agilizados a través de las nuevas tecnologías.
Los nueve pasos necesarios para formalizar una unidad productiva son:
- Verificar la disponibilidad del nombre ante la Cámara de Comercio
- Consulta de la clasificación por actividad económica
- Elije el tipo de sociedad que se va a constituir
- Realización de trámites ante la Cámara de Comercio y DIAN.
- Verificación de los trámites ante las entidades correspondientes
- Realiza los trámites ante notaria para la constitución de la sociedad
- Tener en cuenta que todo tipo de sociedad comercial con menos de 10 trabajadores o hasta 500SMLV, en activos fijos al momento de la constitución, no necesita escritura publica
- Abrir una cuenta bancaria para el manejo del capital de la empresa
- Realizar la inscripción de los libros de comercio.
Este proceso gradual permite a las unidades productivas obtener beneficios dentro del ámbito comercial que son:
- Hacer pública la calidad de empresario.
- Facilita su participación en y procesos de selección del Estado.
- Facilita el acceso al Sistema Financiero y la obtención de créditos.
- Hace visible al empresario frente a sus clientes.
- Protege el nombre de la empresa y la legitimidad del negocio.
- Brinda la posibilidad de inscribirse en capacitaciones gratuitas, foros y ferias.
- Participación en ruedas de negocios.
- Pueden participar en ferias, eventos y licitaciones del sector.
- Permite separar finanzas.
- Puede cumplir con sus obligaciones patronales.
- Abre las puertas para exportar sus productos.
- Proyecta más credibilidad y confianza con sus clientes.
- Brinda acceso a créditos empresariales.
- Genera reconocimiento.
Dentro de los costos que las entidades distritales y nacionales han establecido y que el equipo de formalización socializa a las unidades productivas tenemos:
1. COMPONENTE LEGAL/ENTRADA
- Apertura RUT no genera costo.
- Apertura RIT no genera costo.
- Apertura o renovación de Registro mercantil como persona natural y/o del Establecimiento de Comercio.
2. COMPONENTE LABORAL/INSUMOS
Si la unidad productiva maneja empleados debe garantizar formalmente alguno de los diferentes tipos de contrato laboral, así como también garantizar las afiliaciones al sistema integral de seguridad social y la caja de compensación familiar. Formalizar una empresa es un proceso cada vez más sencillo, que cada emprendedor puede realizar de manera directa sin la necesidad de intermediarios
3. COMPONENTE NORMATIVO/COMERCIALIZACION
- Notificación apertura establecimiento no tiene costo.
- El trámite de uso de suelos no tiene costo.
- El trámite de Bomberos el cual tiene costo, pero Si paga ICA el valor a pagar de bomberos es diferente y corresponde al 1% sobre el valor del impuesto.
- El concepto sanitario no tiene costo.
- Sayco Acinpro, este valor lo liquida directamente la entidad y depende de la ubicación, el nivel de uso de música, estrato etc.
